Politique de confidentialité

Qui est responsable

Le responsable des traitements décrits ici est Robin Clerc, personne physique non immatriculée, 41 Les Brosses, 45270 Villemoutiers, France. Contact pour vos données : privacy@kilomeet.com.

Kilomeet n’a pas l’obligation de désigner un délégué à la protection des données ; le fondateur est l’interlocuteur pour toute question de confidentialité.

Qui décide de quoi

• Comptes, connexion, notifications, annuaire des clubs, sécurité et notre communication : Kilomeet est responsable de traitement.

• Données gérées par un club pour son organisation (liste des membres, inscriptions et présences, invités, décharges, messages aux participants) : le club est responsable de traitement, Kilomeet agit pour son compte selon l’accord de traitement des données. Pour un crew sans structure juridique, le responsable est la personne qui l’a créé.

• Inscription d’un invité à un run : le club organisateur est responsable ; quand un run est co-organisé, le club hôte est responsable des inscriptions et le co-organisateur ne voit que des totaux.

• Accord pour recevoir les offres d’un magasin : le magasin est responsable de sa liste ; le texte de l’accord le nomme et renvoie à sa propre notice.

Ce que nous traitons, pourquoi et combien de temps

Liste tenue à jour à partir de notre registre des traitements. Chaque ligne indique la finalité, la base légale, les données et leur durée de conservation.

• RP1 · Comptes et connexion

  Rôle

  Fournir le service

  Base légale

  Contrat (art. 6.1.b RGPD)

  Données

  e-mail (changé seulement après une confirmation par code et un code envoyé à la nouvelle adresse : journalisé, l'ancienne adresse est prévenue), nom, date de la déclaration 18+, dernière activité, dates de restriction et d'effacement, sessions, clés d'accès (identifiant et clé publique, libellé, dates ; supprimées à l'effacement) ; un compte qui a rejoint un groupe avant de confirmer son adresse garde l'adresse saisie à part jusqu'à ce que son code soit tapé

  Conservation

  Durée du compte + 30 jours ; un compte dont l’adresse n’a jamais été confirmée : 7 jours

• RP7 · Notifications

  Rôle

  Messages de service, e-mail du lundi aux organisateurs

  Base légale

  Contrat / intérêt légitime à tenir les organisateurs informés de leurs runs, avec désinscription possible

  Données

  e-mail ; préférences de notification (être prévenu des runs annoncés dans un crew) ; flux d’agenda privés (périmètre, dernier jour de lecture)

  Conservation

  Durée du compte

• RP8 · Lettre d’information de la plateforme

  Rôle

  Informer les organisateurs

  Base légale

  Consentement ; intérêt légitime à présenter le service aux professionnels, avec désinscription, pour les seules adresses professionnelles

  Données

  e-mail

  Conservation

  Jusqu’à la désinscription, ou 3 ans sans interaction

• RP9 · Facturation

  Rôle

  Abonnements

  Base légale

  Contrat + obligation légale (C. com. L123-22)

  Données

  identité de facturation (Stripe)

  Conservation

  10 ans (factures)

• RP10 · Mesure d’audience

  Rôle

  Statistiques

  Base légale

  Pas de donnée personnelle (totaux quotidiens par page)

  Données

  page, jour, site d’origine

  Conservation

  25 mois

• RP11 · Suivi des erreurs

  Rôle

  Fiabilité

  Base légale

  Intérêt légitime à garder le service fiable

  Données

  données techniques, expurgées

  Conservation

  30 jours

• RP12 · Annuaire (fiches non revendiquées)

  Rôle

  Aider les coureurs à trouver un club

  Base légale

  Intérêt légitime à aider les coureurs à trouver un club (mise en balance documentée)

  Données

  nom du club, compte, site web, arrondissement, jour et heure, lieu de rendez-vous

  Conservation

  Jusqu’à la revendication, ou retrait sous 72 h sur demande

• RP13 · Journaux de sécurité et d’audit

  Rôle

  Sécurité, responsabilité

  Base légale

  Intérêt légitime à sécuriser le service et prévenir les abus / obligation légale

  Données

  auteur, action, identifiants visés ; adresse IP à la création seulement ; clés de limitation chiffrées

  Conservation

  12 mois (clés de limitation : 48 h)

• RP16 · Registre des demandes d’exercice des droits

  Rôle

  Responsabilité (art. 12 et 30 RGPD)

  Base légale

  Obligation légale

  Données

  empreinte de l’e-mail, type de demande, dates

  Conservation

  3 ans

• RP17 · Rapports de fréquentation

  Rôle

  Preuve pour les magasins, marques et partenaires

  Base légale

  Données propres de l’hôte / intérêt légitime à mesurer le service par des agrégats anonymes

  Données

  totaux uniquement

  Conservation

  3 ans

• RP18 · Liste d’attente et inscriptions au lancement

  Rôle

  Prévenir du lancement

  Base légale

  Consentement

  Données

  e-mail, langue, date d’inscription, page et offre depuis lesquelles vous vous êtes inscrit, statut de confirmation

  Conservation

  En attente jusqu’à la confirmation par e-mail ; non confirmée, supprimée après 30 jours ; confirmée : jusqu’au lancement + 12 mois, ou désinscription

• RP19 · Prospection commerciale B2B

  Rôle

  Proposer les offres Magasin et Marque

  Base légale

  Intérêt légitime à vendre les offres Magasin et Marque, adresses professionnelles uniquement

  Données

  nom, fonction, magasin, e-mail et téléphone professionnels, historique des échanges

  Conservation

  3 ans après le dernier contact

• RP20 · Signalements et abus

  Rôle

  Obligations DSA / LCEN

  Base légale

  Obligation légale

  Données

  signalement, contenu visé, motif, exposé des motifs

  Conservation

  12 mois après la clôture

• RP21 · Données d’identification de l’hébergeur

  Rôle

  Réquisitions judiciaires

  Base légale

  Obligation légale (LCEN art. 6 ; décret 2021-1362)

  Données

  adresses IP de création de compte et de publication

  Conservation

  12 mois

• RP22 · Événements produit

  Rôle

  Décisions sur le produit

  Base légale

  Intérêt légitime à améliorer le produit (pseudonymisé pendant le mois : sel mensuel ; anonyme une fois le mois écoulé)

  Données

  nom de l’événement (3 autorisés), club, propriétés en liste fermée, heure ; un mois écoulé ne garde que le nom, les propriétés et la semaine

  Conservation

  13 mois

• RP24 · Entretiens de recherche

  Rôle

  Valider le produit

  Base légale

  Consentement

  Données

  notes d’entretien, citations

  Conservation

  Notes brutes supprimées 12 mois après l’entretien

• RP25 · Liste d’exclusion des e-mails

  Rôle

  Respecter les rebonds, plaintes et désinscriptions

  Base légale

  Obligation légale / intérêt légitime à ne jamais écrire à qui l’a refusé

  Données

  empreinte de l’e-mail, catégorie, motif

  Conservation

  3 ans après le dernier événement

• RP27 · Annonces de runs « courir ensemble » et réponses

  Rôle

  Organiser des runs à court terme

  Base légale

  Contrat (6.1.b)

  Données

  appartenance aux crews (crews personnels, reliés dans les deux sens par un lien personnel ; groupes privés et leurs liens), l’avis d’arrivée envoyé au propriétaire d’un groupe personnel (le prénom seulement), annonces, réponses (je viens / je viens si / peut-être), créneaux, repères des messages du jour du run, confirmations de présence (« On a couru ensemble », une heure)

  Conservation

  3 saisons, puis agrégées (comme les présences aux runs) ; le plan du run est supprimé 7 jours après le run

• RP28 · Points de départ et statuts de la dernière heure

  Rôle

  Un point de rendez-vous et une approche justes ; qui est en route pendant la dernière heure

  Base légale

  Contrat (6.1.b) ; données de localisation, d’où une analyse d’impact

  Données

  le numéro d’une case de 250 m ou d’un repère public, une limite d’approche, un bouton de statut et son heure (« Au rdv » gardé comme une heure seulement) ; jamais de coordonnées

  Conservation

  Supprimés 4 h après l’heure de départ, au retrait ou à l’annulation

• RP29 · Abonnements aux notifications du navigateur

  Rôle

  Les notifications du jour que la personne a activées

  Base légale

  Contrat (6.1.b)

  Données

  adresse d’envoi du service de notification, clés de chiffrement, famille de plateforme, dates d’envoi

  Conservation

  Jusqu’à la désactivation, une réponse 404/410 du service, 180 jours sans envoi réussi, la déconnexion de tous les appareils ou l’effacement du compte

• RP30 · Contrôles de sécurité d’un crew personnel

  Rôle

  Retirer ou bloquer quelqu’un de son crew

  Base légale

  Intérêt légitime à la sécurité du propriétaire du crew

  Données

  l’appartenance suspendue

  Conservation

  Gardée tant que le crew du propriétaire existe ; effacée avec l’un ou l’autre compte

Ce que nous ne collectons pas

• Aucune donnée de santé : ni certificat médical, ni questionnaire, ni date d’expiration. Les certificats restent gérés par le club ou la FFA.

• Aucune date de naissance : vous confirmez avoir 18 ans ou plus.

• Aucun numéro de téléphone, aucun genre, aucune photo de personne.

• Aucune trace GPS gardée ni position en direct. Un fichier GPX que tu importes pour créer un parcours est lu en mémoire puis oublié. Son premier et son dernier point sont pris pour ta porte : aucun point du fichier à moins de 400 m de l’un ou de l’autre n’est repris, rien n’est gardé ni envoyé à moins de 300 m (le parcours compris), quel que soit le sens du run, le parcours part d’un repère public à 500 m au plus (et finit à un autre, ou au même pour une boucle), et seul le parcours recalé sur les rues est gardé. Un domicile qui n’est ni le premier ni le dernier point du fichier (un échauffement enregistré ailleurs) n’est pas détecté.

• Pas d’adresse IP dans nos tables, sauf à la création d’un compte et à la publication d’un contenu (obligation d’identification de l’hébergeur, 12 mois). Les journaux du serveur gardent l’adresse IP tronquée, 7 jours.

Courir ensemble : ton point de départ

• Ton point de départ est arrondi à 250 m sur ton téléphone, personne d’autre ne le voit, et il est effacé 4 h après le run.

• Kilomeet ne reçoit jamais tes coordonnées : seulement le numéro d’une case de 250 m, ou un repère public (une station de métro, une entrée de parc). Jamais d’adresse.

• Il sert à choisir un point de rendez-vous juste pour tous et à te montrer ton échauffement ; les autres coureurs voient le rendez-vous, la boucle et une durée arrondie à 5 minutes, jamais ton départ (sauf un repère que tu choisis de montrer).

• Il est effacé aussi quand tu te retires ou quand le run est annulé, et il n’est jamais sauvegardé.

• La carte (« Voir la carte », « Choisir sur la carte ») vient de nos serveurs : aucun service de cartographie tiers ne voit où tu cours. Un point touché sur la carte est arrondi à 250 m sur ton téléphone, comme « Près de moi ».

• Ta réponse (« je viens », « je viens si… », « peut-être ») et les heures que tu peux faire servent à décider si le run a lieu ; les autres voient ton prénom et le nombre de « peut-être », jamais qui.

• La dernière heure, des boutons (« Je pars », « 5 min de retard », « Au rdv ») : pas de GPS, aucune position. Seuls les coureurs du run voient ton prénom et ton bouton, effacés 4 h après le run ; « Au rdv » est gardé comme une heure seulement.

• Après le run, « On a couru ensemble » compte les runs faits ensemble. Aucune note, aucun score, aucun compteur d’absences.

Données obligatoires

Votre e-mail est nécessaire pour créer un compte et vous connecter (contrat) : sans lui, pas de compte. Votre prénom et la confirmation d’avoir 18 ans ou plus sont nécessaires pour vous inscrire à un run : sans eux, l’inscription n’est pas possible. Tout le reste est facultatif et marqué comme tel.

Pas de décision automatisée

Kilomeet ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative, et ne fait aucun profilage. L’ordre d’une liste d’attente suit l’ordre d’inscription, fixé par le club.

Qui reçoit vos données

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Nos prestataires (hébergement, sauvegardes, e-mails, paiement) n’agissent que sur nos instructions ; leur liste, avec les destinataires indépendants et les prestataires qui ne reçoivent aucune donnée personnelle, figure sur la page sous-traitants.

Les outils d’intelligence artificielle et les agents de développement ne reçoivent jamais de données personnelles de production.

Transferts hors de l’Union européenne

Le service est hébergé dans l’UE, en Allemagne. Seuls le stockage de nos sauvegardes (chiffrées avant leur envoi et conservées en Irlande, chez un prestataire dont la maison mère est américaine : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types) et, si vous activez les notifications, le service de notification de votre navigateur peuvent impliquer un transfert hors de l’UE ; le détail figure sur la page sous-traitants.

Autres règles de conservation

Les durées de chaque traitement figurent dans la liste ci-dessus. S’y ajoutent ces règles :

• Compte inactif : sans connexion ni inscription pendant 24 mois, un e-mail vous prévient à 23 mois, puis le compte est supprimé.

• Journaux techniques du serveur : 7 jours, adresse IP tronquée.

• Sauvegardes, chiffrées avant leur envoi : la base de données peut être restaurée à n’importe quel instant des 14 derniers jours ; les fichiers (logos des clubs) sont gardés en 14 copies quotidiennes, 8 hebdomadaires et 6 mensuelles. Un compte supprimé est supprimé à nouveau après toute restauration.

Sécurité

Connexion chiffrée (HTTPS), connexion par code à usage unique sans mot de passe, cloisonnement des données de chaque club dans la base, sauvegardes chiffrées, accès limité au fondateur. En cas de violation de données présentant un risque, nous prévenons la CNIL sous 72 heures et, si le risque est élevé, les personnes concernées.

Vos droits

• Accès et portabilité : « Télécharger mes données » dans vos réglages produit une archive de toutes vos données.

• Rectification : modifiez votre profil ; le club modifie les informations d’adhésion.

• Effacement : « Supprimer mon compte » bloque le compte immédiatement et le supprime après 30 jours ; vos présences passées deviennent anonymes.

• Limitation et opposition : réglages de notifications, option « me masquer des listes », ou demande écrite.

• Retrait d’un consentement : à tout moment, aussi simplement qu’il a été donné.

• Directives sur le sort de vos données après votre décès (loi Informatique et Libertés, art. 85).

Pour toute autre demande, écrivez à privacy@kilomeet.com : nous vérifions votre identité par un code envoyé par e-mail et répondons sous un mois. Une demande qui concerne les données d’un club est traitée pour son compte, ou lui est transmise sous 5 jours ouvrés.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.

Mineurs

Kilomeet est réservé aux 18 ans et plus pour l’instant. Un compte signalé comme celui d’un mineur est supprimé.

Cookies

Nous n’utilisons que des cookies strictement nécessaires, d’où l’absence de bandeau : voir la page cookies.

Modifications

Chaque version porte un numéro et une date. Si un changement important vous concerne, nous vous prévenons par e-mail avant qu’il s’applique.